Registro de ponto é obrigatório? O que vale desde o primeiro empregado

Sim — e a confusão mora em cima de duas perguntas diferentes que viraram uma só.

Controlar a jornada é obrigação desde o primeiro empregado. Anotar a hora de entrada e de saída todo dia só é obrigatório para o estabelecimento com mais de 20 trabalhadores.

O número 20 circula sozinho, sem a segunda metade da frase. Daí sai a conclusão errada — “tenho menos de 20, não preciso controlar nada” — que é cara justamente onde ninguém olha: na hora extra que a empresa não consegue contestar em reclamatória.

O que vale a partir do empregado nº 1

O registro de empregados. O art. 41 da CLT é explícito: “em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores”. E o parágrafo único manda anotar nele os dados relativos à “duração e efetividade do trabalho”. Não há corte por tamanho.

O horário de trabalho. O caput do art. 74 — a parte que quase nunca é citada — diz que “o horário de trabalho será anotado em registro de empregados”. Também sem corte.

Os limites e os pagamentos de jornada. Todos valem do primeiro empregado:

Nenhuma delas admite ser cumprida por estimativa. Para pagar hora extra certa você precisa saber quantas houve; para provar que o intervalo foi concedido você precisa ter o horário. O controle não é uma obrigação separada — é a única forma de cumprir estas.

O que o corte de 20 realmente dispensa

O art. 74, § 2º, com a redação da Lei nº 13.874/2019 — a Lei da Liberdade Econômica —, torna obrigatória “para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores” a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico.

É isso, e só isso, que o corte alcança: a marcação diária. Até 2019 o número era “mais de 10”.

Duas precisões que mudam a conta em caso concreto:

• A contagem é por estabelecimento, não pela empresa inteira. Matriz e filial se contam separadamente.
• O texto diz trabalhadores, não “empregados registrados”.

A mesma lei acrescentou o § 4º, que permite o registro por exceção — anotar só o que foge da jornada regular — mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo. E o § 2º autoriza a pré-assinalação do período de repouso: o intervalo pode vir pré-anotado.

Se o registro for eletrônico, o formato é obrigatório em qualquer tamanho

Aqui há outro mal-entendido comum, na direção oposta: a ideia de que sistema de ponto formal só interessa a quem passou dos 20.

A Portaria MTE nº 671/2021 não funciona assim. O art. 75 é direto: “no caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto”. São três:

Nenhum desses artigos condiciona a exigência ao número de empregados. Quem tem três funcionários e escolhe ponto eletrônico está sujeito ao mesmo formato de quem tem trezentos. O REP-P é o modelo em que se encaixa o ponto por aplicativo, e foi a novidade da portaria: software de ponto com registro próprio, sem depender de norma coletiva para ser adotado.

Empregado doméstico: obrigatório sempre

Para o doméstico não existe corte nenhum. O art. 12 da LC nº 150/2015 torna obrigatório o registro do horário de trabalho “por qualquer meio manual, mecânico ou eletrônico, desde que idôneo” — a partir do primeiro, e único, empregado.

Quem está fora do controle de jornada

O art. 62 da CLT exclui do capítulo da duração do trabalho:

• empregado em atividade externa incompatível com a fixação de horário — e a condição precisa estar anotada na CTPS e no registro de empregados (inciso I);
• gerente com encargo de gestão, incluídos diretores e chefes de departamento ou filial (inciso II). O parágrafo único derruba a exclusão se a remuneração do cargo de confiança, com a gratificação de função, for inferior ao salário efetivo acrescido de 40%;
• empregado em teletrabalho que presta serviço por produção ou tarefa (inciso III).

Atenção ao teletrabalho: o art. 75-B, § 2º, deixa claro que o empregado remoto pode trabalhar por jornada ou por produção/tarefa. Só a segunda modalidade sai do controle. Teletrabalho por jornada registra ponto como qualquer outro.

O que vale como registro

Vale o que reflete a jornada que aconteceu. O que não vale é registro que não registra nada:

• horário idêntico todos os dias, o chamado horário britânico;
• ponto preenchido de memória no fim do mês;
• marcação gerada pelo sistema a partir do horário contratual — vedada pelo art. 74 da Portaria 671/2021, que proíbe a marcação automática com horário predeterminado ou contratual.

A Súmula 338, III, do TST é direta: cartões de ponto com horários de entrada e saída uniformes “são inválidos como meio de prova, invertendo-se o ônus da prova, relativo às horas extras, que passa a ser do empregador”.

O que acontece sem registro — e por que o risco não some abaixo de 20

Esta é a parte que a conclusão errada custa caro, e ela funciona de dois jeitos diferentes.

Acima do corte, o efeito é automático. Pela Súmula 338, I, do TST, a não apresentação injustificada dos controles de frequência “gera presunção relativa de veracidade da jornada de trabalho” narrada na petição inicial, que pode ser afastada por prova em contrário. A jornada alegada passa a valer até que a empresa prove o contrário.

Um detalhe que confunde: a súmula é de 2005 e ainda fala em “mais de 10 empregados”, porque não foi reescrita depois da Lei nº 13.874/2019. O que define a obrigação é o texto vigente do art. 74, § 2º. O que a súmula define é o efeito processual de não ter o controle.

Abaixo do corte, o efeito é outro — e não é alívio. Sem o dever de manter os controles, a presunção da Súmula 338 não se aplica, e o ônus de provar a hora extra continua sendo do trabalhador. O problema é como esse ônus se satisfaz: com prova testemunhal. Uma testemunha descreve a rotina, e a empresa que não tem registro não tem com o que contrapor. Chega à audiência sem documento, e a jornada que o juiz reconhece é a que foi narrada.

É por isso que “não sou obrigado” e “não tenho risco” são frases diferentes. O empregador pequeno que não registra não fica fora do processo — fica dentro dele sem prova, e paga hora extra que muitas vezes não foi trabalhada. Em reclamatória de jornada, esse costuma ser o item mais caro da condenação, com os reflexos em DSR, férias, 13º e FGTS em cima.

E há a via administrativa. Falta de controle de jornada, onde ele é devido, é infração apurada pela fiscalização do trabalho e gera auto de infração. O art. 75 da CLT remete a penalidade à multa do art. 634-A, inciso II, cujo valor a autoridade gradua conforme a natureza e a extensão da infração.

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